1.WEB会議で問題になる、周囲からの視線と会話漏れ

　新型コロナウィルス感染防止の観点から定着したWEB画面を通じてのコミュニケーション。

相手とリアルに対面せずとも、遠隔地からインターネットを利用して繋がるWEB会議やオンライン商談は、今まで商談先までの「移動」に費やしていた時間がゼロになる事に気づかされることになり、今や完全に定着しました。

WEB会議が増えると問題になるのが実施する場所。そして、画面越しの相手との対話に影響する音の問題という環境面です。

「会議室は予約でいっぱい。」「デスクで実施すると隣の声が入ってしまう、気も遣う。」「もう少し聞き取りやすく、相手にも聞こえやすくしたい。」など、より快適に、より効率良くしたいと感じている方は少なくないのではないでしょうか。

 

 

2.商談のスタンダードスタイルとなった「リモートスタイル」

　 リモート【remote】とは、「離れた、遠隔の、隔たりのある、かけ離れたなどの」英語です。

テレワークが増加していることによって、顧客先との打ち合わせに関しても、非接触型の方法を考慮しなければならなくなりました。

感染予防対策から発生したオンライン方法ですが、今では効率的な商談として定着しています。

WEB/オンライン商談がまだ馴染みが薄い方にも、あらためてお話いたしますと、WEB/オンライン商談とは、パソコンやタブレットやスマフォといったデバイスをでインターネットを利用して、画面で相手の顔を見ながらコミュニケーションをもつ「遠隔コミュニケーション」のことをいいます。

ZOOMやGoogleMeets、スカイプなどのWEBサービスツールを使用することによって相手と会議を行う方法で、一昔前であれば「テレビ会議」と同じスタイルです。

オンライン商談は、感染予防対策になるだけでなく、インターネット環境やパソコンがあれば、いつでもどこでも打ち合わせや商談を行えるのが特徴です。ITの発達で手軽にできる時代ですので、あるアンケートによると9割以上のワーカーがオンライン営業の機会が増えたと回答しています。

企業活動において、いまやオンライン会議はスタンダードに。合理性からも、直接会わなくとも済むような件に関して、まずはオンライン会議や商談の選択で機会を創出。きっかけはネガティブな背景だったものでしたが、ポジティブに捉え直し新たな事業の機会向上に繋がる可能性をもたらしました。

3.オンライン商談を成功させるための大事なこと

　利便性の高いオンライン商談ですが、直接客先に出向く訪問営業との違いにも注意をしなければなりません。

訪問スタイルでは同じ空間で顔と顔を合わせられので、名刺交換からなど自然な挨拶から話し合いを行えます。

一方、オンライン商談は、気軽に顧客先と商談を行えるものの、パソコンの画面を通して顔を合わせることになるため、ならではの事前準備も含め、留意しておくべき点があります。

相手に対して自分の顔をはっきりと映し出すこと、意思疎通が確認しあえること、話を聞く際の表情にも注意が必要で、奥ゆかしい日本人に馴染みの薄い「ジェスチャー」や「相槌」での歩み寄りで意識の距離を近づける姿勢は、より大切になります。

 

4.オンライン商談の習熟も、「上長が部下を連れての同伴訪問」するのと同じ

　オンライン商談を成功させるためには、いくつかのポイントを抑える必要がありますが、基本は訪問スタイル同様、WEB商談でも相手に顔をしっかりと見せることです。

そして、不快な環境音を抑えて、こちらの音声がちゃん相手に聞こえるようにすることです。更には物理的に会うのではなく遠隔の画面上となるため、そこで全てが伝わると思い込まず、必要な資料をあらかじめお渡し、かつ画面表示できる準備や、その操作の仕方を熟知しておくこと、商談時間を忘れないようにリマインドメールなども事前に送っておくことがコツになります。その他にも以下のようなポイントが考えられます。

 

ポイント①事前にPCのカメラアングルと音声確認をしておきましょう。ヘッドセットもテストしておきましょう。

ポイント② 共有情報にズレが生じないよう事前資料の提供しておきましょう。

ポイント③ 商談予定日の前にリマインドのメールを送り、予定日時の認識に誤りがないか確認しましょう。

ポイント④ 商談時間は30～60分を目安に、集中力とテンションに気を配りましょう。

ポイント⑤ 画面越しの相手の反応を伺いながら、双方向コミュニケーションが成り立つように進めましょう。

ポイント⑥ カンタンに録音・録画できるので、振り返りや非参加者と共有できるのもWEB商談の強みです。

おまけ：PCが苦手、無理・・・な人は詳しい人に付き添ってもらい、まずは１回やってみましょう。

 

オンライン商談を実行するのに躊躇することのひとつに、リモートを行うのにPC操作にアレルギーを感じているケースがあります。

商談経験の浅いスタッフを上長が連れての同伴訪問のように、最初はWEB商談に慣れているスタッフを意図的にサポートに付けて、組織的に習熟度を上げていくことをおすすめします。お客様とお話しの中で、この素朴なことをやれていない企業が以外と多いこと、とくに中小企業には顕著で、「IT難民」「情報難民」なる従業員を増やしてしまっている感を受けます。

商談成功に向けて、WEB商談においても、プレゼンテーションや資料を共有しての質疑応答など、こちらからエスコートしてあげらるようになることは必須です。

画面越しでも『安定して映像が見える、小声でも十分に会話が成り立つ。』ようにデジタル環境を整えなければなりません。

しかしながら、自社にWEB専用スペースが充分あればよいのですが、ない場合はどうされていますか？

 

5.パッと開いて置くだけ。卓上でデスクトップ型吸音パーティションがおすすめ

 

長テーブルには、自立式のスタンドで、自在にパーソナルなスペースに仕切るタイプもございます。

 

　『会議や商談用スペースに移動せずとも、自分のデスク上で周囲を気にせず、迷惑をかけずにオンライン商談がしたい・・・。』

　そんな問題を解決するのが、自分のデスク上やテーブルの卓上に置くだけでカンタンに「即席リモート商談ブース」ができあがるデスクトップ型の吸音パーテーションです。

フェルト素材で吸音性があるため、周りの声や音を遮音し、集中しやすい環境を作れます。設置することによって周囲からの視線も遮ることができるので、プライバシーにも配慮され安心感がもてます。

また、使用しないときは、折り畳んで平らな状態にして保管することができるためデスク脇へとコンパクトで収納性にも優れています。元来は共用ツールとしてもよいのですが、コロナ禍において、できれば個人専用として運用ができればベターです。

ヘッドセットで相手の声を聞き取り、周囲にもれないように。周囲の声は吸音パーテーションで少なからず遮音。デスク上パーテーション内のスモールスペースは、空気の流れが落ち着くので、反響音を抑えマイクを通じてならば、小声でも画面超しの相手に伝わりやくしてくれます。

商談が終わったら、折りたたんで収納すれば邪魔になりません。1人１式あるとオフィス内の移動先でも使用できますので、ちょっとした卓上は、即席のオンライオン商談ブースに。同僚からも「あ、オンライオン商談中かな。」とわかりやすいサインにもなります。

 

 

６.SOUND CUSHION（サウンドクッション）の吸音パーテーションでパーソナル空間を

　パーテーションラボのSOUND CUSHIONシリーズの吸音硬質フェルト卓上パーテーションは、100%ポリエステル製の繊維を、高圧縮加工により高密度の板状に成形した、軽くて持ち運びもラクラクです。

ルーフ（屋根）付タイプはより一層の吸音効果と個室感覚で仕事もペースアップします。お手入れも除菌スプレーでシュッとするだけでふき取り不要。
オフィスのデスクや自宅のダイニングテーブルも即席のパーソナルスペースに早変わりです。反響音を抑え、WEB会議には最適です。吸音だけでなく視線も遮断することで仕事に集中できるパーソナルで集中できる空間が作れます。

常設も良いですし、状況によりけりで置いたり畳んだりで使い廻せます。軽いので必要に応じて、持ち運びもできるのが嬉しいです。

　パーテーションラボの秋葉原ショールームで、卓上タイプ以外の吸音パーテーションも実際に体感が可能です。

 

 

パーテーションラボでは、現代の働き方にあった大小の空間間仕切りのご提案を可動性の高い間仕切りのソリューションパーテーションを用いて、柔軟性のある『戦略的オフィス作り』のお手伝いをさせていただきます。

是非ご相談ください。

 

 

　次回は、より大きな空間を遮音するのに適した施工型パーテーションとは？を考察してみます。