失敗しないオフィス移転 | 事前に知っておくべき会社の引越しとは

1.大企業のオフィスの移転で、よくある3つの失敗例
2.中小企業のオフィスの移転で、よくある3つの失敗例
3.まずは「オフィス移転の目的」を明確にする
4.オフィス引越しで、専門業者への依頼が必要な項目
5.オフィス移転の準備は6ヶ月前からスタート
6.スムーズなオフィス移転を行うためのスケジュール管理
7.失敗しないオフィス移転工事に、施工型パーテーションがもたらすメリット

　オフィス移転は、企業にとって大きな変化をもたらす重要なイベントです。移転計画を立て、オフィスのデザインや配置を検討し、作業スペースの効率を最大化することで、生産性を高めることができます。このプロセスには多くの注意が必要であり、失敗するリスクもあります。

1.大企業のオフィスの移転で、よくある3つの失敗例

　以下は、大企業のオフィス移転においてよくある失敗例の一例です。

スケジュールの遅れ：移転計画の立案や進捗管理を怠り、移転までに必要な作業が間に合わなくなることがあります。また、予定通りに進まなかった場合、追加費用がかかることもあります。

コミュニケーション不足：オフィスの移転には、社員や関係者へのコミュニケーションが欠かせません。移転の背景や目的、移転に伴う業務の変更点などを事前に十分に説明しなければ、社員のモチベーション低下や業務の停滞などが起こる可能性があります。

テクノロジーの移転の不備：オフィスの移転に伴い、情報システムやコンピューター、通信設備などのテクノロジーを移転する必要があります。しかし、移転前の設備やシステムとの互換性を確認せずに移転を行うと、システムの停止やデータの紛失などが発生する可能性があります。適切なテストやバックアップの準備を行い、移転後も適切なサポートを提供することが必要です。

2.中小企業のオフィスの移転で、よくある3つの失敗例

　中小企業がオフィスの移転に伴い、内装やレイアウトを自分たちで行うことは、専門知識や手間、コストなどに関する問題が発生する可能性があるため、注意が必要です。

専門知識の軽視：オフィスの内装やレイアウトを自分たちで行う場合、内装工事やオフィスデザインなどの専門知識が必要です。それらの知識を持っていない場合、安全性や機能性、美観性などに問題が生じる可能性があります。特に、安全面においては、自己流で行った場合、火災や地震などの災害発生時に大きなリスクを抱えることになるため、注意が必要です。

時間と手間による通常業務への棄損：内装やレイアウトを自分たちで行う場合、専門的な知識を持たないため、多くの時間と労力を費やすことになります。特に、オフィスの移転という大きなプロジェクトにおいて、社員の業務やタスクがストップすることは避けるべきです。専門業者に依頼することで、スピーディにオフィスの移転を完了させることができます。

コスト削減の見込み違い：自分たちで内装やレイアウトを行うことによって、資材の選択や人件費の削減など、コスト削減ができると考える場合があります。しかし、結果的には、作業の失敗や見直しによって、かえってコストがかさむこともあります。また、専門業者に依頼することで、設計や施工において最適なコスト削減策を提案してもらえるため、結果的にはコスト削減にもつながる場合があります。

専門業者に依頼することで、より効果的にオフィスの移転を実現することができます。

3.まずは「オフィス移転の目的」を明確にする

　オフィス移転の目的を明確にすることは、移転先を決定する際に重要なポイントです。

移転先を探す前に、何を目的として移転するのか、どのような課題を解決するために移転するのかを明確にすることが必要です。

たとえば、アクセスのよい場所に移りたいという目的がある場合、具体的にはどのような立地条件を求めるのか、公共交通機関が利用しやすい場所なのか、従業員が車で通勤しやすい場所なのかを考える必要があります。同様に、広いオフィスに移りたいという目的がある場合、どの程度の広さが必要なのか、将来的な拡張も考慮しているのか、予算内で収まる広さなのかなどを考える必要があります。

また、移転先の周辺環境や企業イメージを改善するために移転する場合にも、具体的に何を求めるのかを明確にすることが重要です。周辺環境が整備された地域に移転したい場合には、どのような周辺環境が望ましいのかを明確にし、移転先の周辺環境を調べる必要があります。企業イメージを改善するために移転する場合には、どのようなイメージを目指すのかを明確にし、移転先でどのような施設や設備を整備する必要があるかを考える必要があります。

移転目的を明確にすることで、仲介会社に依頼する際にも、必要な条件や要件を明確に伝えることができます。その結果、適切な物件を選定することができ、移転先の環境や条件が移転目的に合致するようになります。移転先を選定する際には、必ず移転目的を明確にし、それに合致する物件を選定することが重要です。

4.オフィス引越しで、専門業者への依頼が必要な項目

　オフィスの引っ越しには、多くの作業が必要であり、業者や専門業者の手配が必要な場合があります。

内装のレイアウト ：オフィス移転時には、新しいオフィスのレイアウトを決定する必要があります。レイアウトを決定する際には、机や椅子などの家具の配置、間仕切りの設置、キッチンやトイレなどの共用スペースの配置などを検討する必要があります。このような作業には、オフィス専門レイアウト提案が可能な専門業者に相談することがおすすめです。

複合機（コピー、ファックス）の梱包・運搬 ：オフィスには、複合機（コピー、ファックス）などの大型のオフィス機器があります。これらの機器を運搬する際には、専門の業者に依頼する必要があります。専門業者は、機器の適切な梱包方法や運搬方法を知っており、安全に運ぶことができます。

電話の移設工事 ：オフィス移転時には、電話の移設工事が必要となります。電話回線を新しいオフィスに引き込んだり、内線電話の配線を行ったりする作業が必要です。このような作業には、電話回線の専門家に依頼することが必要です。

LAN工事 ：オフィスには、インターネット環境が必要です。新しいオフィスには、インターネット回線を引き込んだり、LAN配線を行ったりする必要があります。このような作業には、ネットワークエンジニアやLAN工事の専門家に相談することが必要です。

電気工事（フロア配線） ：新しいオフィスには、電気配線が必要です。机や椅子などの家具を配置する場所に、コンセントを設置する必要があります。このような作業には、電気工事の専門家に依頼することが必要です。専門家は、適切な位置にコンセントを設置し、安全に電気配線を行います。

　オフィス移転工事にはプロセスがあり、それぞれを別々の業者に依頼すると、スケジュール管理や調整が煩雑になり、コストもかかるという問題に遭遇します。オフィス移転工事をワンストップで依頼できる業者は、プロジェクト全体を一元管理し、効率的に進めることができるため、プロジェクト管理が簡素化されます。

ワンストップで依頼できる業者は、それぞれの業界に通じたスタッフを揃えており、豊富な経験とノウハウを持っているため、問題が生じた場合にもスピーディーに対応することができます。一元管理できるため、コストの削減も期待できます。

5.オフィス移転の準備は6ヶ月前からスタート

　オフィス移転の準備は、一般的には、移転日の6ヶ月以上前から準備を開始することが推奨されています。

オフィス移転には多くの準備が必要であり、時間的余裕を持つことが非常に重要です。6ヶ月前から準備を始めることで、以下のような理由からスムーズな移転を実現することができます。

物件探しに時間がかかる：移転先の物件を探すには時間がかかるため、余裕をもって探すことが必要です。市場の空室率や需要の変化によって、探す期間が長くなる場合もあります。

関連業者の手配に時間がかかる：オフィス移転には、不動産仲介業者や引越し業者など複数の関連業者を手配する必要があります。手配が遅れると、手配業者のスケジュールが合わなくなり、予定通りの移転ができなくなる可能性があります。

業務の移行に時間がかかる：オフィス移転に伴い、電話やインターネット回線などの設備移行、住所変更手続き、社員の配置転換など、多くの業務が発生します。それらをすべてスムーズに移行するには時間がかかるため、余裕をもって計画する必要があります。

原状回復に時間がかかる：前のオフィスを原状回復するためには、修繕やクリーニングなどの作業が必要です。これらの作業に時間をかけることで、原状回復が遅れることを防ぎ、契約違反にならないようにすることができます。

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6.スムーズなオフィス移転を行うためのスケジュール管理

　オフィス移転は多くのプロセスがあり、スムーズな移転を行うためには、スケジュール管理が重要です。以下は、オフィス移転のスケジュール例です。

６ヶ月前：オフィスを移転する場合、既存の契約を解約する必要があります。通常、6ヶ月前には物件を探し始め、契約期間に応じた解約予告を提出します。また、移転先の候補物件をリサーチし、物件の情報収集を始めます。

予算の確認と設定：移転には多くの費用がかかるため、予算を事前に確認し、設定することが重要です。移転に必要な費用を算出し、予算内に収めるための見積書を作成することが必要です。

担当者の決定：移転には多くのプロセスがありますので、移転を担当する社員やチームを決定し、役割分担を明確にすることが必要です。

移転先の条件の確認：移転先の物件には、オフィスのレイアウト、面積、立地条件、駐車場の有無など、多くの条件があります。これらの条件を確認し、自社のニーズに適した物件を選定することが重要です。

関連法令の確認：移転には、関連する法令や規則に従う必要があります。これらの情報を確認し、移転時に問題が生じないようにすることが必要です。

社内・社外への連絡：移転計画を社内外に伝え、スムーズな移転を実現するために、社員や取引先、顧客などに移転の予定を連絡し、移転に伴う影響を最小限に抑えることが必要です。

プロジェクトマネージャーの選定：移転プロジェクトを適切に進めるために、プロジェクトマネージャーを選定することが重要です。プロジェクトマネージャーは、移転計画の進捗状況を管理し、問題が生じた場合には対処する役割を担います。

４ヶ月前 ：物件を探し、候補を絞り込んだら、物件の見学や契約を進めます。また、内装・電気工事業者、引っ越し業者への依頼を始め、オフィス内のレイアウトやデザインの決定を行います。

1.希望する移転日程の調整：オフィス移転は様々なプロセスを経て進められるため、移転日程の調整が非常に重要です。移転先の物件の予約状況や、工事業者や引っ越し業者のスケジュールなどを調整し、希望する移転日程が実現できるようにしましょう。

2.建物の調査と評価：物件を決定した後は、物件の建物自体について詳しく調査することが必要です。例えば、建物の構造や、エレベーターやトイレの数、火災報知システムや防犯カメラの設置状況などを確認し、必要な場合は修繕や改修を行う必要があるかどうかを評価しましょう。

3.電話やインターネット回線の移設：オフィスの移転に伴い、電話やインターネット回線の移設を行う必要があります。移転先で利用する電話番号や回線の速度を決定し、必要な手続きを行いましょう。

4.社員の移転に関する手続き：オフィス移転に伴い、社員の住所や通勤方法などが変更になる場合があります。社員の移転に関する手続きを進め、円滑な移転を実現するようにしましょう。

３〜１ヶ月前：内装・電気通信工事の開始時期を確認し、必要な手続きを進めます。また、移転に関する各種案内を社員や取引先に行い、行政手続き（住民票の移動など）を進めます。

1.社員に引っ越しに関する情報を提供する :社員に移転に関する情報を提供し、移転に伴う業務や作業の手配を進めます。また、新しいオフィスの場所や構造、近隣の施設やアクセス方法などについての情報提供も行います。

2.引っ越しに必要な荷物の整理と処分 :引っ越しに不要な荷物や文書を整理し、処分する必要があります。不要な書類や資料は、データ化やスキャニングを行うことで、物理的なスペースを節約することができます。

3.引っ越し業者との打ち合わせ :引っ越し業者との打ち合わせを行い、荷物の梱包方法や移動日程などの詳細を決定します。また、引っ越し業者に対して、移転先の建物のルールや注意事項を伝えることも必要です。

4.通信設備の移転作業 :通信設備の移転作業が必要です。具体的には、電話回線やインターネット回線の移転手続き、移転先での設置作業、動作確認などを行います。

5.行政手続きの進め方の確認 :移転先の市区町村役所で必要な手続きや、新しいオフィスの物品管理など、行政手続きについて確認し、進めていく必要があります。

移転直後：オフィス移転後は、電話やインターネット、郵便などの手続きが必要です。また、新しいオフィスでの業務に必要な機材や文具の手配を行います。

1.インターネット、電話、水道、ガスなどの設備の開通確認

2.新しいオフィスでのセキュリティシステムの確認や設定

3.旧オフィスのクリーニングや片付けの手続き

4.従業員の新しいオフィス環境への適応支援

以上が、オフィス移転の一例です。ただし、オフィス移転のスケジュールは、移転先や業種などによって異なる場合があります。移転を計画する際には、時間的余裕をもって計画することが重要です。

7.失敗しないオフィス移転工事に、施工型パーテーションがもたらすメリット

　施工型パーテーションは、オフィス内の空間を区切るための壁や仕切りで、移転時に非常に便利なオフィス工事の方法の一つです。

アルミパーテーションやスチールパーテーション、ガラスパーテーションといった施工型パーテーションを使ったオフィス工事は、オフィス内の空間を自由自在にカスタマイズすることができます。壁や仕切りを自由に設置できるため、オフィス内のスペースの有効活用が可能になります。既存のオフィス空間にフィットするように設計されているため、施工の手間や時間を短縮することができます。

また、オフィス内の区画を自由に設定できるため、無駄な空間を省くことができ、コスト削減につながることがあります。

施工型パーテーションには、遮音性や振動吸収性が高い素材で作るもとも可能なため、オフィス内の騒音や振動を軽減することができます。これにより、集中力や生産性を高めることができます。吸音パーテーションは、環境にやさしい素材で作られているものも多く、リサイクルや再利用が可能なものもあります。これにより、オフィス内の環境負荷を軽減することができます。

以上のように、施工型パーテーションを使ったオフィス工事には、自由度が高い、コスト削減が可能、騒音や振動を軽減できる、環境にやさしいといったメリットがあります。オフィス移転を検討している企業にとって、施工型パーテーションは非常に有用なオフィス工事の方法の一つと言えます。