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対面の会議では、会話だけではなく、文字やビジュアルを駆使して会議のプロセスを共有することもあります。
その際にホワイトボードを使用することもあるかと思います。
ホワイトボードは活用次第で会議を進行しやすくなったり、会議の参加者が状況や決定事項を理解しやすくなったりします。
今回は、ホワイトボードを会議で活用する方法やホワイトボードの役割について解説いたします。
ホワイトボードを会議で使用する場合、以下のような役割があります。
それぞれ詳しく解説します。
会議で使用するホワイトボードの役割の一つが、議題や会議のゴールを共有することです。
会議が始まる前に、ホワイトボードに会議の目的やゴールを記しておけば、会議の参加者全員に内容を共有できます。言葉でも伝えられることではありますが、文字にして可視化することで、内容が頭に入りやすくなり、定着しやすくなります。
会議で話し合う議題やゴールから議論が反れてしまわないよう、ミーティング中に常に見えるようにしておくことが大切です。議題や会議のゴールを共有できた状態で会議を進められた場合、有意義でスムーズな議論を交わせる可能性が高くなるでしょう。
会議で出たアイデアや話し合った内容を可視化するのも、ホワイトボードの役割です。
議題に対して意見を求めた場合、参加者からはさまざまな意見やアイデアが出てくるものです。また意見の相違により、活発な議論に発展するケースもあります。
ファシリテーター（会議の進行役）が参加者の意見や議論のプロセスなどをホワイトボードに記載することで、会議の内容や状況を可視化して、参加者全員と共有可能です。
またすでに発言された意見であっても、ホワイトボードに記載することで、意見の重複を防いだり、説明のための時間を省略できたりします。
さらに議論の流れが可視化されることで、参加者同士の考えのすれ違いを防げるため、ディスカッションが進みやすくなるでしょう。
ホワイトボードを使って、議論の過程や意見、アイデアを記載すれば、より円滑に会議を進められるはずです。
会議の結論を参加者と共有するのも、会議で使用するホワイトボードの大切な役割です。
会議では、議題に対する決定事項や今後のタスク・スケジューリングなど、いくつかの結論が出ます。それらを全てホワイトボードに記載し、参加者全員が共有・認識できるように配慮することが大切です。
特に重要なタスクやスケジュールなどは、黒以外の色のマーカーを使用して差別化し、重要であることを強調できるように工夫しましょう。
参加者は共有された会議の結論を共有でき、後に配布される議事録を照らし合わせることで、記憶や認識として定着しやすくなるはずです。また共有された内容との違いも確認しやすくなり、参加者による誤解や確認漏れを防ぐ効果も期待できます。
会議でのホワイトボードの役割について解説しましたが、ホワイトボードをさらに有効活用するためには、いくつかのコツがあります。
具体的なコツは以下の通りです。
会議でホワイトボードを有効活用するコツの一つは、会議前に必要事項を記載することです。
会議の目的や各参加者の発言時間を制限するルールを記載しておくことで、参加者は会議の方向性を事前には把握でき、制限時間内に発言できるよう、意見をまとめられるでしょう。
さらに会議でどのような順で何を話すのかをリスト化して記載すれば、会議をスムーズに進められるため、生産性の向上につながります。
他にも、ホワイトボードの領域をアジェンダごとに区切っておけば、会議当日の進行が効率的になる他、参加者の視認性も高まるはずです。
ホワイトボードを有効活用したい場合は、会議の参加者全員が見やすい場所にホワイトボードを設置することが重要です。
会議室を利用して会議を行う場合は、会議の進行役であるファシリテーターが全体を見やすく、参加者からも見やすい位置にホワイトボードを設置すると良いでしょう。会議用テーブルの正面にホワイトボードが設置されるケースが一般的です。
ただしPowerPointなどの資料を用いたプレゼンテーションや説明によって、プロジェクターを併用する必要がある場合は、スクリーンとホワイトボードが被らないよう配慮が必要です。基本的には、会議の参加者全員からスクリーンもホワイトボードも視界に入るように設置してください。
会議での議論の過程をその都度記載するのが、ホワイトボードを有効活用するコツです。
参加者からの意見が出たときや、議論となった場合に、その過程をホワイトボードに記載します。
このように議論の流れを可視化することで、意見を出した人や議論を交わしている人以外にも、その内容を共有しやすくなるのです。
特に会議では、意見の相違から議論が激しくなるケースもあります。それぞれの意見やメリット、デメリット、指摘点などをホワイトボードに記載すれば、会議の参加者が議論の内容を理解しやすくなるでしょう。
また認識のずれが発覚した場合でも、ホワイトボードにプロセスを記載すれば、すぐに事実確認を行えるため、円滑な会議の進行が可能になります。
ホワイトボードを有効活用するコツの一つは、決定事項を記載するエリアを決めておくことです。
会議で話し合うアジェンダごとに結論が出たら、事前に確保していたスペースに結論を書き込みます。こうすることで、会議での決定事項が順序良く埋まっていき、参加者が理解しやすくなるはずです。次のアジェンダの話し合いにも移行しやすくなるでしょう。
なおファシリテーターには、結論や内容を要約するスキルが求められます。会議の参加者の意見を全てそのままホワイトボードに記入できないからです。
会議を円滑に進めるためには、発言内容を簡潔に分かりやすく要約してホワイトボードに記入しなければなりません。ただし、箇条書きのようにまとめ過ぎて、後から見返して意味が分からなくなることがないよう、気を付けましょう。
議論の内容によって見出しを使うのも、ホワイトボードを有効活用するコツです。
議論が複雑になった状況で出た意見を、そのままホワイトボードに記載しても意味が伝わりにくくなることがあります。このような場合は、大見出しや中見出し、小見出しなど、見出しごとに分けて内容を編集して記載するのがおすすめです。見出しによる階層分けによって、どの部分についてどのような議論になっているのかを把握しやすくなります。
見出しを活用する場合は、大見出しにはかっこを付ける、中見出しには下線を引くなど、書き方のルールをあらかじめ決めておくと、会議の参加者がホワイトボードに記載された内容をより理解しやすくなるでしょう。
また見出しに箇条書きを使用する場合は、黒点ではなく番号を使うと良いでしょう。意見交換の際に箇条書きの部分を番号で指し示せるためです。
ホワイトボードを有効活用したい場合は、記号や色をうまく使いしましょう。
ホワイトボードに使用できるマーカーには、黒の他、赤・青といったカラーがあります。これらのマーカーを項目に応じて色を使い分ければ、発言内容や決定事項などを理解しやすくなります。
基本的には黒色のマーカーを使って会議の内容をホワイトボードに記載しますが、決定事項は赤色を、参加者から出たアイデアは青色を使うなどとルールを決めると、見分けが付きやすくなるでしょう。
記載した内容を発言した人に確認するのも、ホワイトボードを有効活用するコツです。
参加者が発言した内容をホワイトボードに書き込んだ後、その人に内容を指し示しながら間違っていないかを確認しましょう。
発言者に対して、書き込んだ内容で話を進めるが大丈夫かと確認すれば、当人や他の参加者も内容を確認できる他、ホワイトボードに示しているため、いつでも再確認できます。
特に会議の終盤には、参加者の集中力が途切れてしまうことがあります。会議の参加者全員が活発に議論できるよう、ホワイトボードを使って都度内容を確認するのがおすすめです。
会議の結論についてまとめて記載したホワイトボードは、データ化すると良いでしょう。
会議の各アジェンダの結論や、会議の総合的な結論をホワイトボードに記載したら、ホワイトボード全体をスマートフォンで撮影します。撮影した写真は議事録の代わりとなるため、その後に文章化する手間が省けるでしょう。
また資料として分かりやすくまとめる場合でも、スマートフォンで撮影した写真ならプリントアウトや拡大がしやすいため、資料を作成しやすくなります。
会議をスムーズに進めたり、結論や決定事項を共有したりするのに、ホワイトボードは便利なアイテムです。
またホワイトボードは、会議中だけではなく、会議前の準備段階から活用することで、議論をスムーズに進められるでしょう。
会議中は話の要点をまとめながら、会議の参加者が議論の内容を理解できるように、紹介したように書き方を工夫するのがおすすめです。
なおパーテーションラボでは、オフィスの空間分けや仕切りとして使用するパーテーションがそのままホワイトボードになる、ホワイトボードパネルの設置に対応しています。
会議室やワークスペースの他、教育機関などにも導入例があり、他のパーテーションとの組み合わせを含めて、さまざまなデザインバリエーションを提供可能です。気になる方はパーテーションラボの公式サイトをチェックしてみてください。
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