オフィス移転に失敗しないためのポイントは？失敗例や失敗の要因も併せて解説

　オフィス移転には、さまざまな準備や手続きが伴います。移転を失敗しないためには、事前にポイントを押さえて計画を立てることが重要です。

ではオフィス移転を失敗しないためには、具体的にどのようなことに気を付ければ良いのでしょうか。

本記事では、オフィス移転を計画している方に向けて、知っておきたいオフィス移転のポイントや専門業者に依頼する際の注意点などを解説します。 オフィス移転後、スムーズに業務を開始するためにも、本記事を読んで失敗しない移転計画を立てましょう。

1.オフィス移転はいつ行う？

企業がオフィス移転をする理由には、さまざまなものがあります。

例えば、企業の業績が良くなると、社員の増員が必要になり、大きなオフィスに移転するケースがあります。企業のブランドイメージを高めるために立地の良いエリアに移転したり、社員の働きやすい環境を整備するために移転したりする場合もあるでしょう。

一方で、企業の業績が悪化したため、社員の減員を目的として小さなオフィスに移転したり、賃料のコストを抑えるために移転を行ったりするケースもあります。また、企業の業績とは関係なく、オフィスが入っている建物の老朽化に伴って移転するケースや、建物の契約満了に伴う移転なども起こる可能性があるでしょう。

2.オフィス移転の失敗例・失敗しないためのポイント

　オフィス移転を失敗しないためには、どのようなポイントに気を付けて移転計画を立てると良いのでしょうか。

ここでは具体的なオフィス移転の失敗例を5つ紹介します。

物件選びに関する失敗

オフィス移転の際、物件選びに失敗する主な理由に「建物に関する失敗」と「建物が位置している地域や周辺環境に関する失敗」の2つがあります。それぞれの理由を詳しく見ていきましょう。

建物に関する失敗

オフィスの建物を選ぶ際、以下のような失敗が起こる可能性があります。社員の働きやすさだけでなく、オフィスを訪れる外部の関係者や顧客からの見え方を意識して建物を選ぶようにしましょう。

・建物の外観による失敗：
建物の外観が古びていたり清潔感に欠けていたりすると、企業の印象を損なう恐れがあります。ビジネスシーンでは、建物の外観が与える第一印象も大切です。企業のイメージダウンを防ぐためにも、見た目の印象が良い建物を選ぶようにしましょう。

・共有施設の老朽化による失敗：
エレベーターやトイレなどの共用部分が古くて使い勝手が悪いと、良い仕事環境とはいえません。社員が不満を持つ原因になったり、オフィスを訪れる顧客が不便に感じたりすることもあります。そのため、オフィスで過ごす誰もが「快適なオフィスだな」と感じられる環境が整った建物を選ぶ必要があります。

・設備不足による失敗：
建物が古く電気容量が不足していると、オフィスに必要な電子機器を十分に設置できない可能性があります。そのため、建物を選ぶ際はオフィスの規模に見合った電気容量があるかどうかも確認しておきましょう。

・オフィススペース不足による失敗：
社員数に対してオフィスが狭すぎると、業務効率が下がり生産性が悪化してしまいます。その結果、社員の仕事へのモチベーションが低下し、企業全体の業務パフォーマンスを低下させる恐れがあります。そのため、社員が快適に働ける広さのあるオフィスを選ぶように注意しましょう。

エリアや立地に関する失敗

オフィスの建物を選ぶ際は、エリアや立地に関する失敗が起きることもあります。オフィスの内覧時に、建物の周りの環境や立地条件の確認を怠らないように気を付けましょう。

・立地条件の悪さによる失敗：
オフィスの立地条件が悪く、建物の場所が分かりにくいと、社員や顧客がアクセスしにくく不便です。また、オフィスへのアクセスに複数の交通機関を乗り継ぐ必要があると、社員が毎日の通勤を負担に感じてしまいます。治安の悪い地域にあるオフィスは通勤や残業時に社員が不安を抱きやすく、離職の原因につながる可能性もあるでしょう。そのため、オフィスの立地条件はきちんと検討する必要があります。

・エリア選定の失敗：
企業のブランド力向上を目指して大都市や主要駅エリアにオフィスを移転した際、賃料や周辺の駐車場代などのコストが増加して経営を圧迫するケースがあります。企業にとって想定外のコストにならないよう、事前に移転先エリアの賃料を調べておきましょう。

・周辺環境の見落としによる失敗：
オフィスの周辺環境は社員の働きやすさを決める重要な要素です。例えば、郵便局や銀行などの施設が遠いと、業務効率の低下につながってしまいます。また、オフィスの周りに飲食店が少ないと、社員がランチに行きにくく、不便です。そのため、オフィスの移転時は周辺環境が社員にとって働きやすいかどうかも調査するようにしましょう。

賃貸契約に関する失敗

賃貸契約に関する失敗には、主に「移転前のオフィスに関する契約」と「新オフィスに関する契約」の2つがあります。ここではそれぞれの内容を理解しましょう。

移転前のオフィスの契約に関する失敗

移転前のオフィスの賃貸契約に関する失敗には、主に以下の2つのポイントがあります。解約予告期間や工事内容などを事前にしっかりと確認し、必要に応じて交渉を行いましょう。

・オフィスの解約予告の遅れによる失敗：
賃貸オフィスの解約予告期間の確認をせずに移転計画を進めると、移転前のオフィスと新オフィスの賃料が重複して、コストが増大する可能性があります。移転前に現オフィスの解約予告期間を確認し、適切なタイミングで通知を行いましょう。

・原状回復工事のコスト増加による失敗：
オフィスの退去時には、原状回復工事が必要なケースがほとんどです。原状回復工事を行う専門業者が賃貸契約上で指定されている「B工事」の場合、コストが高額になり、借主側の負担が大きくなる可能性があります。そのため、事前に原状回復工事で借主が支払う範囲を明確にしておくと安心です。また借主が業者の選定をできるように事前に交渉しておくと、コストを抑えて工事ができる可能性が高いでしょう。

新オフィスの契約に関する失敗

新オフィスの賃貸契約に関する失敗には、主に以下の2つのポイントがあります。意思決定を早く行い、入居時期の計画をしっかりと行いましょう。

・新オフィスの申し込み遅れによる失敗：
オフィス物件の契約は基本的に早い者勝ちです。物件情報がWebサイトに掲載されている場合、他社が申し込みを進めているケースも少なくありません。そのため、新オフィスの条件を明確にしておき、物件の検討時間を短縮して素早く契約に進めるように準備しておくのがおすすめです。

・入居時期の選定ミスによる失敗：
新オフィスの入居日が引っ越し会社の繁忙期と重なると、コストが高額になることがあります。そのため閑散期を狙って入居時期を設定したり、複数の引っ越し会社から見積もりを取り金額を比較したりして、コストを抑えたオフィス移転ができるようにすると良いでしょう。

内装に関する失敗

オフィス移転の内装に関する失敗には、主に以下のようなポイントがあります。内装の計画を立てる際は、慎重な計画と専門知識を持った業者の意見を取り入れるようにしましょう。

・デザインのこだわりによる失敗：
トレンドを反映したオフィスデザインにすると、いずれ古い印象になってしまう可能性があります。オフィスのデザインは社員の仕事へのモチベーションにもつながるため、流行に左右されないバランスの良いデザインを心掛けましょう。

・内装をDIYして失敗：
オフィスの内装にかかるコスト削減を狙ってDIYを行うと、専門知識や経験の不足から業務効率の悪いオフィスになってしまう恐れがあります。特に社員の動線設計や家具の配置などは、業務効率や安全性を考慮して専門業者に相談すると失敗が少ないでしょう。

・搬入経路の確認ミスによる失敗：
オフィスの図面だけを頼りに家具を手配すると、搬入時にエレベーターに入らなかったり、階段の曲がり角を通れなかったりなどの問題が生じることもあります。その結果、家具をクレーンで吊り上げて搬入しなくてはならず余計なコストがかかる可能性もあるため、家具の購入前に搬入経路を確認しておきましょう。

・家具のサイズや配置の失敗：
家具を選ぶ際は、空調や照明を遮らない高さで選び、配置にも気を付けましょう。例えば、背の高い家具を空調の近くに配置すると、空調がオフィス全体に行き渡らなくなったり、照明の光を遮ってオフィス全体が暗くなったりするケースもあるので注意が必要です。

設備移転に関する失敗

オフィス移転には、以下のような設備移転に関する失敗もあります。設備移転の業者選定は慎重に行い、余裕を持ったスケジュールで工事ができるように計画を立てましょう。

・電話やインターネットの手続きの遅れによる失敗：
電話やインターネットなどの回線の移転手続きを忘れると、オフィス移転後に業務がストップしてしまう恐れがあります。一般的に回線工事には時間がかかるため、移転希望日の2カ月前には回線工事の日取りを決めましょう。工事の日が決まったら、新オフィスの管理会社やオーナーへ事前に申請しておくことも大切です。

・業者選定ミスによる失敗：
安価な業者を選ぶと、設備移転の経験不足から設置ミスや日程調整の不備といったトラブルが生じる可能性があります。確実にオフィス移転を行うためにも、設備移転工事の実績があり、口コミなどで信頼されている会社を選ぶと失敗しにくいでしょう。

・異なる業者依頼による失敗：
オフィス移転の際に、内装工事・電気工事・電話LAN工事・引っ越し作業を異なる業者に依頼すると、各業者とのスケジュール管理が大変です。打ち合わせやスケジュール調整の手間を省くためにも、同一業者にまとめて依頼するのが望ましいでしょう。

社員に関する失敗

オフィス移転の際は、社員に関する失敗も起こりやすいです。オフィス移転を行う前に、社員へ移転の意義を理解してもらえるように周知を行いましょう。

・社員の意見を無視して失敗：
社員が現オフィスに対して持っている不満を認識せずに移転を進めると、移転後にさらなる不満が出てくることがあります。例えば、「現オフィスの会議室が少なくて予約が取りにくい」との意見があった場合、新オフィスでは十分な会議室の数を確保するのが妥当でしょう。社員の意見をきちんとヒアリングして新オフィスの選定に取り入れるようにしましょう。

・オフィス移転の理由を周知せずに失敗：
オフィス移転は大きな環境の変化を伴います。そのため、社員に移転の意義を理解してもらうことが大切です。オフィスを移転する前に、移転の必要性やメリットを周知し、社員から理解と協力を得ておくとスムーズです。

3.オフィス移転で専門業者に依頼すべき項目

オフィス移転で失敗しないためには、専門業者に依頼をして適切に対応してもらうことも大切です。ここでは、専門業者に依頼するのがおすすめな項目を3つ紹介します。

内装のレイアウト

新しいオフィスの内装のレイアウトを決める際は、専門業者に相談しましょう。

オフィスの内装のレイアウトは、内装工事やデザインに関する専門知識が必要です。専門知識を持たずに計画を進めると、オフィスの安全性や機能性などに問題が生じる可能性があります。

オフィスのデスクの配置や間仕切りの設置、給湯室やトイレといった共有部分のレイアウトなど、社員が効率的に働ける空間を目指して専門業者の提案を取り入れると失敗が少ないでしょう。

電話・インターネット・電気の工事

電話・インターネット・電気など配線に関する工事は基本的に「電気工事士等の資格が必要」と電気工事士法で定められています（※1）。そのため、資格を持った信頼できる専門業者に工事を依頼しましょう。

ただし、経済産業省が定義する「軽微な工事」であれば、電気工事士等の資格は不要とされています。この軽微な工事には以下のようなものが含まれますが、詳細は経済産業省のWebサイトで確認するようにしましょう。配線の工事が遅れたり不備があったりすると業務に支障が出てしまうため、不安な方は専門の業者に適切に対応してもらうことをおすすめします。

・差し込み・ねじ込み接続器、ソケット、ローゼット、その他の接続器などにコードやキャブタイヤケーブルを接続する工事
・電気機器の端子に電線をねじ止めする工事（※2）

※参考1：e-GOV.「電気工事士法」.（参照 2023-03-20）

※参考2：経済産業省.「電気工事士等資格不要の「軽微な工事」とは」.（参照2024-09-17）

大型オフィス機器の運搬

大型オフィス機器の運搬も、専門業者に任せるようにしましょう。

例えば、コピー機や電話機器の精密機械などは、小さな衝撃でも壊れる可能性があります。そのため、素人の判断で梱包したり運搬したりせずに、精密機器の梱包方法を熟知している専門業者に任せるようにしましょう。

また大型オフィス機器のリース契約をしている場合、設置場所の変更などには契約情報の変更手続きが必要になります。リース会社が搬出入を担当するケースや指定業者が決められているケースもあるので、事前に契約内容を確認しておきましょう。契約に反して無断でオフィス機器を移動すると、無償修理や定額修理の対象外になるケースもあるので注意が必要です。

4.6カ月前からの準備でスムーズなオフィス移転が可能

失敗のないスムーズなオフィス移転を行うには、6カ月以上前からの準備が推奨されています。オフィスの移転には多くの手続きが伴うため、時間に余裕を持ち慎重に進めていくことが大切です。

オフィスの移転先にふさわしい物件探しには、時間がかかることも多いです。予定通りにオフィス移転をするためにも、不動産仲介業者の手配は早めに行っておくと安心でしょう。

オフィス移転の6カ月前には現在のオフィスに解約通知を提出し、5カ月前には原状回復工事の依頼・新しいオフィスの契約を済ませておくのが理想です。さらに、2カ月前には新オフィスの内装工事を開始して、1カ月前に各所への届け出や申請を行えるように調整しましょう。

5.まとめ

オフィス移転には、企業の業績変化による社員の増・減員、ブランドイメージの向上やオフィス賃料の削減、建物の老朽化や契約満了などさまざまな理由があります。

どのような状況でオフィス移転を行う際も、内装のレイアウトや電気工事、移転の手続きなどに失敗すると移転後の企業活動に影響が出てしまいます。そのため、オフィス移転工事をワンストップで請け負っている専門業者に依頼するとスムーズです。

パーテーションラボでは、オフィスの引っ越し・内装・設備工事・原状回復工事までのサービスを提供しています。オフィス移転の際に複数の専門業者とのやり取りが省けるため、よりスムーズなオフィス移転が可能になります。オフィスの移転に際して、社員の業務効率を意識したオフィスレイアウトの作成やゾーニング設定など、パーテーションを導入したプランの提案も可能です。またオフィスの移転に際して、現在のオフィスで設置してあるパーテーションの処分を検討されている場合も対応できるのでお問い合わせください。

オフィス移転に対応できるワンストップの専門業者を探している方は、ぜひパーテーションラボまでご連絡ください。